Zorgvuldig met jouw gegevens.

Laatst bijgewerkt: 7 november 2026

Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens van bedrijven, horecatalent en de medewerkers die onze apps gebruiken. In deze verklaring lees je precies wat wij met je gegevens doen.

1. Wie wij zijn

Deze privacyverklaring geldt voor u-horeca.com, de apps van U-Horeca (UH Team, UH Lijsten, UH Recepten en UH Administratie) en de klantomgeving die daarbij hoort (account.uh-online.com). Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

U-Horeca (voorheen UH Hospitality), een handelsnaam van UH Online
Grevenbichtstraat 106
5043 MD Tilburg
KvK 18074993 · btw NL00176.06.35.B84
E-mail: contact@u-horeca.com
Telefoon: 085 301 6119

Heb je een vraag over je gegevens? Mail naar contact@u-horeca.com.

2. Wat U-Horeca doet

U-Horeca brengt horecazaken (bedrijven) en horecatalent (werkzoekenden en zzp’ers) bij elkaar. Wij bemiddelen; een arbeidsovereenkomst of opdracht wordt altijd rechtstreeks tussen het bedrijf en de professional gesloten. Daarnaast bieden wij hulpmiddelen: een agenda (ook als koppeling met de agenda van je telefoon), inplannen, digitale overeenkomsten, urenregistratie, facturen, een documentenkluis, een jaaroverzicht, beoordelingen (over en weer), een kloksysteem en een dashboard. Daarnaast hebben wij apps voor horecazaken en zzp’ers, elk met een gratis proefperiode en daarna een abonnement: UH Team (rooster, uren, verlof en prikklok), UH Lijsten (HACCP- en MEP-lijsten), UH Recepten (receptenboek, kostprijs, allergenen en menukaart) en UH Administratie (voor zzp’ers).

3. Welke gegevens wij verwerken, waarom en op welke grond

3.1 Als je je aanmeldt als horecatalent

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode en woonplaats, gewenste functies, ervaring, uren en startdatum, werkstraal, vervoer en rijbewijs, een toelichting en (als je die uploadt) je cv. Als zzp’er ook je uurtarief, kilometervergoeding, KvK-nummer en eventueel btw-nummer.
• Waarom: om je te kunnen bemiddelen naar passend werk en contact met je op te nemen.
• Grondslag: jouw toestemming, die je geeft bij het aanmelden. Je kunt die altijd intrekken; wij verwijderen dan je aanmelding.

3.2 Als je een account hebt (bedrijf of zzp’er)

• Gegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer (en voor bedrijven eventueel btw-nummer), inloggegevens. Je wachtwoord wordt alleen versleuteld opgeslagen in onze klantomgeving.
• Waarom: om je account, abonnement, facturen en betalingen te beheren en je toegang te geven tot de agenda, planning en urenregistratie.
• Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou, en voor facturen onze wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

3.3 Als bedrijf: aanvragen, agenda en goedkeuringen

• Gegevens: je personeelsaanvragen (functie, periode, uren, locatie, omschrijving, contactpersoon), de dagdelen waarop je personeel nodig hebt, de diensten die je inplant en je goedkeuringen of afkeuringen van uren.
• Waarom en grondslag: om de dienst te leveren die je hebt afgenomen (uitvoering van de overeenkomst).

3.4 Als zzp’er: agenda, planning en uren

• Gegevens: je beschikbaarheid per dagdeel, de diensten waarop je bent ingepland en die je bevestigt of weigert, en je gewerkte uren (datum, begin- en eindtijd, pauze, kilometers, opmerking).
• Waarom en grondslag: om je te kunnen inplannen en je uren te laten goedkeuren door het bedrijf waarvoor je werkt (uitvoering van de overeenkomst).

3.5 Overeenkomsten

• Zzp’ers gaan via het platform akkoord met onze deelnemersvoorwaarden. Bedrijf en zzp’er gaan per plaatsing akkoord met een opdrachtovereenkomst.
• Gegevens: de tekst van de overeenkomst (met naam, adres en KvK-nummer van beide partijen, functie, tarief en periode), wie akkoord ging, datum en tijd, IP-adres, het type browser en een digitale vingerafdruk van de tekst.
• Waarom en grondslag: om de overeenkomst te kunnen sluiten (uitvoering van de overeenkomst) en om later te kunnen aantonen wie waarmee akkoord ging (gerechtvaardigd belang van beide partijen en van ons).

3.6 Facturen van zzp’ers

• Een zzp’er kan van goedgekeurde uren via het platform een factuur aan het bedrijf maken. De factuur is van de zzp’er; het geld loopt niet via ons.
• Gegevens: de factuurgegevens van de zzp’er (handelsnaam, adres, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer of KOR, IBAN en nummering), het factuuradres van het bedrijf, de gefactureerde diensten en bedragen, en of de factuur is betaald.
• Waarom en grondslag: uitvoering van de overeenkomst; facturen bewaren wij vanwege de fiscale bewaarplicht.

3.7 Documentenkluis

• Zzp’ers kunnen documenten uploaden, zoals een KvK-uittreksel, VOG, HACCP- of BHV-certificaat, diploma, polis van hun aansprakelijkheidsverzekering of verklaring betalingsgedrag, met een einddatum.
• Waarom en grondslag: zodat bedrijven kunnen zien dat alles in orde is, en de zzp’er een herinnering krijgt voordat iets verloopt. Grondslag: jouw toestemming; je bepaalt zelf welke documenten je uploadt en of je ze deelt, en je kunt ze altijd verwijderen.
• Upload geen kopie van je identiteitsbewijs en geen documenten met je burgerservicenummer (BSN).

3.8 Jaaroverzicht en zelfstandigheid

• Uit de goedgekeurde uren berekenen wij per jaar de uren, diensten en omzet per opdrachtgever. Daarbij tonen wij signalen, bijvoorbeeld als een zzp’er veel uren bij één opdrachtgever maakt.
• Waarom en grondslag: als hulpmiddel voor de administratie van de zzp’er en om de zelfstandigheid van zzp’ers te bewaken (gerechtvaardigd belang van zzp’er, bedrijf en ons). Het zijn signalen; er worden geen besluiten automatisch genomen.

3.9 Agendakoppeling

Als je een agendalink aanmaakt, zet je agenda-app je ingeplande diensten in je telefoon of computer. De link bevat een geheime sleutel; wij bewaren daarvan alleen een versleutelde versie. Met een nieuwe link werkt de oude direct niet meer.

3.10 Beoordelingen

• Bedrijven beoordelen zzp’ers: een bedrijf kan een zzp’er met wie het via ons heeft samengewerkt beoordelen met 1 tot 5 sterren en een korte toelichting, pas na minstens één goedgekeurde dienst.
• Zzp’ers beoordelen bedrijven: een zzp’er kan een bedrijf waarvoor hij via ons heeft gewerkt beoordelen met 1 tot 5 sterren, eventueel per onderdeel (sfeer en begeleiding, afspraken nagekomen, op tijd betaald) en met een toelichting, ook pas na minstens één goedgekeurde dienst. Het bedrijf ziet alleen zijn eigen gemiddelde, pas vanaf drie beoordelingen, en nooit wie wat gaf. Zzp’ers zien het gemiddelde van een zaak bij open diensten.
• Waarom en grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van bedrijven en zzp’ers bij een betrouwbaar platform. Je kunt tegen een beoordeling bezwaar maken; wij kunnen een beoordeling verbergen.

3.11 Kloksysteem en dashboard

• Gegevens: de tijden waarop je als zzp’er in- en uitklokt en je pauzes. De tijd komt van onze server; wij slaan geen locatie op.
• Waarom en grondslag: zodat je gewerkte uren meteen klaarstaan voor akkoord en factuur (uitvoering van de overeenkomst). Het bedrijf waar je die dag werkt, ziet op zijn dashboard of je bent ingeklokt of pauze hebt. Ben je vergeten uit te klokken, dan krijg je een herinnering per e-mail.

3.12 UH Team (als je bij een bedrijf werkt dat UH Team gebruikt)

• Gegevens: je naam, e-mailadres en telefoonnummer, functie, afdeling(en), contracturen, personeelsnummer (als je werkgever dat invult), je rechten in de app, je profielfoto (alleen als je die zelf toevoegt), je diensten en rooster, beschikbaarheid, ruilverzoeken, verlof en ziekmeldingen (alleen de dagen, nooit een reden of medische informatie), gewerkte uren en kloktijden, en berichten en meldingen in de app.
• Prikklok: je pincode van 5 cijfers wordt versleuteld opgeslagen en gecontroleerd met een code die niet terug te rekenen is. Een tablet van je werkgever moet eerst worden goedgekeurd en krijgt daarvoor een apparaatcookie.
• Wie is verantwoordelijk: je werkgever bepaalt waarvoor de app wordt gebruikt en is verantwoordelijk voor deze gegevens. Wij verwerken ze in opdracht van je werkgever (zie hoofdstuk 4). Met vragen over je gegevens in UH Team kun je bij je werkgever terecht; wij helpen hem daarbij.

3.13 UH Recepten

• Gegevens: de recepten, ingrediënten, inkoopprijzen, leveranciers, menukaarten en verkopen van de klant, en foto’s die worden toegevoegd. Foto’s worden verkleind en zonder locatie- en cameragegevens opgeslagen. Lees je een recept in van een website, dan bewaren wij de bron.
• Keukenteam: nodigt een bedrijf je uit voor het receptenboek, dan bewaren wij je naam, e-mailadres, functie, je rechten (bekijken of bewerken) en of je de uitnodiging hebt aangenomen. Je logt in met een eigen account. Je werkgever is verantwoordelijk voor deze gegevens; wij verwerken ze in zijn opdracht.
• Delen en menukaart: een gedeeld recept kan iedereen met de link bekijken (zonder inkoopprijzen); met “Niet meer delen” werkt de link direct niet meer. Gasten die de QR-code van een menukaart scannen, zien de kaart met allergenen. Daarvoor vragen of bewaren wij niets van de gast en plaatsen wij geen cookies.
• AI-functies: laat je een recept maken of vraag je bespaartips, dan sturen wij je wens en de ingrediënten met hoeveelheden en prijzen naar de AI-dienst die wij hebben ingesteld (zie hoofdstuk 5). Daarbij sturen wij geen persoonsgegevens mee. Wij houden bij hoeveel aanvragen er per maand zijn gedaan, voor de maandlimiet.
• Waarom en grondslag: als hulpmiddel voor je werk (uitvoering van de overeenkomst).

3.14 Administratie (voor zzp’ers)

• Gegevens: je bedrijfsgegevens en logo; verkoopfacturen, offertes en relaties (namen, adressen, e-mailadressen, KvK- en btw-nummers van je klanten); inkoopfacturen en bonnen die je uploadt of inleest; bankafschriften die je inleest (met namen en rekeningnummers van tegenpartijen); bezittingen, ritten (met adressen), uren, producten, bankregels en btw-gegevens. Daarnaast een overzicht van welke facturen en herinneringen naar wie zijn gemaild, en meldingen.
• Waarom en grondslag: om je administratie, btw-aangifte en overzichten te maken en facturen te versturen (uitvoering van de overeenkomst). Wij gebruiken deze gegevens alleen daarvoor. Voor de gegevens van je eigen klanten en leveranciers ben jij verantwoordelijk; wij verwerken die alleen in jouw opdracht.
• Mailen namens jou: als je een factuur, offerte of herinnering mailt (of automatisch laat mailen), versturen wij die vanaf onze mailserver met jouw bedrijfsnaam als afzender. Antwoorden van je klant gaan naar jouw e-mailadres.
• Proefperiode en abonnement: wij onthouden wanneer je proefperiode begon en of je een abonnement hebt.

3.15 Toegang voor je boekhouder

• Als zzp’er kun je een boekhouder uitnodigen om mee te kijken in je administratie. Hij krijgt een e-mail met een link die 14 dagen geldig is, en heeft daarna een eigen account (naam en e-mailadres) waarmee hij je administratie kan bekijken en downloaden, maar niets kan wijzigen.
• Grondslag: jouw opdracht (uitvoering van de overeenkomst). Je ziet altijd wie toegang heeft en kunt die direct intrekken.

3.16 HACCP- en MEP-lijsten

• Gegevens: de lijsten van een bedrijf (zoals temperaturen, ontvangstcontroles en afgevinkte taken), met bij elke invulling de naam of initialen van wie hem invulde en het tijdstip. Eigen personeel van het bedrijf vult in via een tabletlink van het bedrijf; een zzp’er alleen zolang hij bij dat bedrijf is ingeklokt. Een bedrijf kan ook een MEP-lijst maken uit zijn menukaart in UH Recepten.
• Waarom en grondslag: zodat het bedrijf kan aantonen dat het voedselveilig werkt (uitvoering van de overeenkomst met het bedrijf, en het gerechtvaardigd belang van het bedrijf). Alleen het bedrijf ziet de ingevulde lijsten.

3.17 Proefperiode en abonnement voor de apps

Gebruik je een app, dan onthouden wij per app wanneer je proefperiode begon, of je een abonnement hebt en wanneer je de app voor het laatst gebruikte. Voordat je proefperiode afloopt, sturen wij je een herinnering per e-mail. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.18 Betalingen

Abonnementen worden betaald via Mollie. Wij ontvangen van Mollie de status van de betaling en, bij automatische incasso, de gegevens die nodig zijn om de incasso uit te voeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.19 Contact en vragen

Als je ons mailt, belt, appt of een ticket aanmaakt, gebruiken wij je gegevens om je vraag te beantwoorden.

3.20 Bezoek aan de website

Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn om in te loggen, je winkelwagen te onthouden en je keuze voor cookies op te slaan. Analytische of andere cookies plaatsen wij alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft; je kunt die keuze altijd wijzigen via de link “Cookie-instellingen”.

4. Als wij gegevens verwerken in opdracht van een klant

Gebruikt een bedrijf of zzp’er onze apps, dan voert hij daarin soms persoonsgegevens van anderen in: van zijn medewerkers (UH Team, UH Lijsten, het keukenteam in UH Recepten) of van zijn klanten en leveranciers (UH Administratie). Voor die gegevens is het bedrijf of de zzp’er verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Wij verwerken ze alleen om de app te laten werken en alleen in zijn opdracht. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Wil je als medewerker je gegevens inzien, laten aanpassen of verwijderen, neem dan contact op met je werkgever. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het door en helpen wij je werkgever.

5. Met wie wij gegevens delen

• Bedrijven: je gegevens als horecatalent delen wij pas met een bedrijf nadat jij daarmee hebt ingestemd. Als wij je koppelen aan een bedrijf (een plaatsing), ziet dat bedrijf je naam, je beschikbaarheid, de diensten waarop je bent ingepland, je gewerkte uren en het aantal uren dit jaar, of je vandaag bent ingeklokt, je beoordeling (gemiddelde aantal sterren), de opdrachtovereenkomst met jullie gegevens, de facturen die je aan dat bedrijf stuurt en de documenten die je deelt.
• Zzp’ers: een zzp’er die aan een bedrijf is gekoppeld, ziet de bedrijfsnaam, het KvK-nummer en het factuuradres, de opdrachtovereenkomst, de diensten waarop hij is ingepland, en zijn eigen gemiddelde beoordeling. De toelichting bij een beoordeling ziet alleen U-Horeca. Beoordelingen die zzp’ers over een bedrijf geven, ziet het bedrijf alleen als gemiddelde (vanaf drie), nooit per persoon.
• Jouw klanten (administratie): facturen, offertes en herinneringen die je mailt, met de gegevens die daarop staan.
• Jouw boekhouder: alleen als je hem zelf uitnodigt, en zolang je de toegang niet intrekt.
• Gedeelde recepten: iedereen met de link, zolang je het recept deelt.
• Je werkgever en collega’s (apps): in UH Team ziet je werkgever (en een planner met de juiste rechten) je rooster, uren, verlof en ziekmeldingen. Collega’s zien alleen wat voor het rooster nodig is. Het keukenteam ziet de recepten van het bedrijf; prijzen alleen wie mag bewerken.
• AI-dienst (alleen bij de AI-functies van UH Recepten): de wens en ingrediënten met hoeveelheden en prijzen, zonder persoonsgegevens. Welke dienst wij gebruiken (Google Gemini, Mistral of Claude van Anthropic) kan veranderen; sommige verwerken gegevens ook buiten de EU.
• Hosting en e-mail verzorgen wij zelf, onder de handelsnamen UH Online en loopID, op servers in Nederland. Je gegevens gaan daarvoor dus niet naar een andere partij.
• Betalingen lopen via Mollie, een Nederlandse betaaldienst. Mollie ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn voor de betaling of incasso.
• Wij verkopen je gegevens nooit en geven ze alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanmelding als horecatalent (incl. cv): maximaal 12 maanden na de laatste wijziging, daarna automatisch verwijderd.
• Beschikbaarheid in de agenda en ingeplande diensten: 90 dagen na de betreffende dag.
• Gewerkte uren: 24 maanden na de dag van de dienst. Download je urenoverzichten op tijd als je ze langer nodig hebt.
• Beoordelingen (van zzp’ers en van bedrijven): 36 maanden na de laatste wijziging.
• Kloktijden: tot je uitklokt; daarna als gewerkte uren (zie hierboven).
• Recepten, ingrediënten, foto’s, menukaarten en verkopen: tot je ze verwijdert of je account opheft. Bespaartips van de AI-functie: maximaal 30 dagen.
• Gegevens in UH Team en het keukenteam van UH Recepten: zolang je werkgever de app gebruikt; je werkgever kan ze zelf eerder verwijderen. Een verwijderde medewerker heeft direct geen toegang meer.
• Gegevens in de apps na het einde van een abonnement: nog te bekijken en te downloaden; op verzoek verwijderd, en anders uiterlijk 12 maanden na het einde.
• Uitnodigingen (UH Team, keukenteam): de link is 14 dagen geldig.
• Administratie: facturen, bonnen en bankafschriften 7 jaar na afloop van het jaar, daarna automatisch verwijderd. Overige gegevens (zoals relaties, ritten, uren en bezittingen) zolang je de administratie gebruikt. Stopt je abonnement, dan kun je je administratie blijven bekijken en downloaden; op verzoek verwijderen wij hem. Let op: als ondernemer moet je je administratie zelf 7 jaar bewaren, dus download hem eerst.
• Ingevulde HACCP- en MEP-lijsten: standaard 12 maanden (het bedrijf kan dit instellen tussen 3 en 120 maanden), daarna automatisch verwijderd.
• Uitnodiging voor een boekhouder: 14 dagen; de toegang zelf tot je die intrekt.
• Accountgegevens en factuurgegevens van zzp’ers: zolang je account bestaat. Facturen (ook die van zzp’ers via het platform) en betalingsgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Akkoorden met overeenkomsten (met datum, tijd en IP-adres): 7 jaar, zodat de overeenkomst aantoonbaar blijft.
• Documenten in de documentenkluis: tot je ze verwijdert; verlopen documenten 12 maanden na de einddatum.
• Personeelsaanvragen van bedrijven: zolang het account bestaat, of korter op verzoek.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken (bijvoorbeeld tegen een beoordeling) en om je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar contact@u-horeca.com. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om je identiteit te bevestigen; stuur ons geen kopie van je identiteitsbewijs tenzij wij daarom vragen, en maak dan je BSN en pasfoto onleesbaar.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Beveiliging

Wij beveiligen je gegevens met een versleutelde verbinding (https), afgeschermde opslag van cv’s, documenten, bonnen, facturen en logo’s buiten de openbare website, foto’s zonder locatiegegevens, boekhouders die alleen kunnen meekijken, geheime sleutels voor agenda-, tablet-, uitnodigings-, deel- en menukaartlinks (in te trekken), versleutelde pincodes voor de prikklok met een tijdelijke blokkade na te veel foute pogingen, gescheiden gegevens per bedrijf met rechten per rol, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en controles zodat iedereen alleen zijn eigen gegevens kan zien. Merk je toch iets verdachts op, meld het dan direct.

9. Geen geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend door een computer worden genomen. Wie aan welk bedrijf wordt voorgesteld, bepalen mensen.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze diensten veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij belangrijke wijzigingen laten wij het je weten.